Storbritannias innenriksdepartement tar viktige skritt for å sikre at arbeidsgivere er klare for den kommende overgangen til eVisa.
Et eVisa er en digital oversikt over en persons innvandringsstatus, som er tilgjengelig via en UKVI-konto (UK Visas & Immigration) på nettet.
Den vil erstatte fysiske dokumenter som biometriske oppholdstillatelser (BRP-er), våtstempler i pass og vignetter.
I stedet vil visuminnehavere administrere statusen sin på nettet, noe som forventes å forenkle verifiseringsprosessen for arbeidsgivere og arbeidstakere.
I august 2024 begynte Home Office å kontakte arbeidsgivere med sponsorlisenser via e-post.
E-posten inneholdt viktig informasjon om hvordan denne endringen vil påvirke virksomheten og arbeidsstokken deres, og hvordan de bør forberede seg.
Ifølge innenriksdepartementet vil «nesten alle nye visumsøkere fra høsten 2024 få utstedt et eVisa».
De som fortsatt bruker fysiske dokumenter, må opprette en UKVI-konto for å få tilgang til eVisa.
Effekten av overgangen til eVisa på arbeidsgivere
Overgangen til eVisa vil kreve at arbeidsgivere endrer måten de verifiserer innvandringsstatusen til sine ansatte på.
Innenriksdepartementet anbefaler å bruke den nettbaserte tjenesten for rett til arbeid, som innebærer at ansatte oppgir en aksjekode til arbeidsgiveren sin.
Denne koden brukes til å verifisere deres rett til å arbeide i Storbritannia gjennom eVisa-systemet.
Innenriksdepartementet forsikrer imidlertid arbeidsgivere om at fysiske dokumenter vil forbli gyldige frem til 31. desember 2024.
Ressursene om overgangen til eVisa inkluderer en eVisa Partner Pack.
Denne pakken inneholder «e-postmodeller, faktaark og veiledninger som skal hjelpe arbeidsgivere med å kommunisere disse endringene til sine ansatte».
Ansatte bør opprette en UKVI-konto
Ansatte som er avhengige av fysiske dokumenter som BRP-er, må opprette en UKVI-konto for å få tilgang til eVisa.
Innenriksdepartementet har opprettet en egen nettside for overgang til eVisa med detaljerte instruksjoner om hvordan du oppretter en UKVI-konto.
Den inneholder også instruksjoner om hvordan man administrerer innvandringsstatusen sin på nettet.
I april begynte innenriksdepartementet å kontakte personer med BRP-er for å invitere dem til å opprette en UKVI-konto.
Fra og med august kan alle BRP-innehavere nå opprette en UKVI-konto uten en invitasjon fra Home Office.
Shara Pledger, spesialist på bedriftsinvandring hos Pinsent Masons, understreket at arbeidsgivere bør oppfordre de ansatte til å etterleve reglene.
Selv om det er den enkelte som til syvende og sist er ansvarlig for overgangen til eVisa, har arbeidsgivere en avgjørende rolle i å sørge for at kontrollen av retten til å arbeide er oppdatert.
Fordeler og utfordringer med eVisa for arbeidsgivere
Overgangen til eVisas gir fordeler som mindre papirarbeid og større brukervennlighet.
Men det byr også på utfordringer, særlig for arbeidsgivere med en stor og mangfoldig arbeidsstyrke.
Arbeidsgivere bør planlegge nøye for å sikre at de overholder innvandringsreglene og for å unngå forstyrrelser i driften.
Innenriksdepartementet har gjort flere eVIsa-overgangsressurser tilgjengelige på nettet for å hjelpe arbeidsgivere.
Dette inkluderer «veiledningsvideoer og detaljert informasjon om hvordan du håndterer digitale registreringer av innvandringsstatus».
Arbeidsgivere oppfordres også til å holde seg oppdatert ved å bokmerke viktige nettsider for å få tilgang til den nyeste informasjonen.
Advokater uttrykker bekymring for overgangen til eVisa
Overgangen til eVisa har skapt bekymring blant migrantforkjempere, særlig med tanke på den korte tidsfristen for implementeringen.
Innenriksdepartementet har som mål å fullføre overgangen til eVisa innen utgangen av 2024, som er mindre enn fem måneder fra nå.
Mange berørte føler at tidslinjen er forhastet, noe som gir lite rom for uforutsette utfordringer.
I tillegg har det blitt rapportert om tekniske problemer med UKVI-plattformen, noe som kan komplisere overgangen.
Både arbeidsgivere og arbeidstakere er bekymret for at disse problemene kan føre til vanskeligheter med å verifisere innvandringsstatus.
Når man ikke kan bevise sin innvandringsstatus i Storbritannia, kan man heller ikke bevise at man har rett til opphold, husleie eller offentlig støtte.
Dette vil være spesielt problematisk for dem som ennå ikke har byttet til eVisa, og som ikke er klar over endringen i retningslinjene.
Mange talspersoner frykter at sårbare grupper først vil oppdage overgangen til eVisa når de ikke kan bevise sin innvandringsstatus.
Det kan være når de ikke kommer seg tilbake til Storbritannia etter en utenlandsreise, eller når de ikke får tilgang til ytelser, for eksempel helsetjenester.
Mange er også bekymret for de potensielle konsekvensene for dem som ikke har tilgang til Internett, eller som kan slite med det digitale skiftet.
Anbefalinger for en smidig overgang til eVisa
Storbritannias overgang til eVisa representerer et betydelig skifte i hvordan innvandringsstatus håndteres og verifiseres.
Advokater har oppfordret innenriksdepartementet til å fokusere på overgangen til eVisa og justere tidslinjen.
Dette vil sikre at millioner av personer med innvandringsstatus i Storbritannia kan bytte til eVisa på en effektiv måte.
Noen foreslo også å supplere eVisa med en digital strekkode, en teknologi som andre land allerede bruker.
Dette kan være nyttig for dem som ikke er så teknisk anlagt, og i tilfelle UKVIs plattform svikter.
Eksperter råder arbeidsgivere til å oppfordre sine ansatte til å opprette eVisa-kontoer så snart som mulig, og til å holde sine UKVI-registre oppdatert.
Migranter som reiser tidlig i 2025, må ha med seg alternative bevis på innvandringsstatusen sin i Storbritannia, for eksempel e-poster med vedtak fra innenriksdepartementet.
Både arbeidsgivere og arbeidstakere må være proaktive når det gjelder å forberede seg på disse endringene.